ตอนที่ 4 ก่อนวันเริ่มเปิดโรงแรม ต้องเตรียมอะไรบ้าง

ต่อเนื่องจากบทความก่อนหน้านี้ “ตอนที่ 3 การออกแบบ ตกแต่งโรงแรม รีสอร์ท” เมื่อคุณออกแบบโรงแรม และวางระบบโรงแรมพร้อมทุกอย่างแล้ว ขั้นตอนที่สำคัญต่อไป ก็คือการเริ่มเปิดโรงแรมและรีสอร์ท

ก่อนวันเริ่มเปิดโรงแรมหรือรีสอร์ท คุณต้องคำนึงถึงเรื่องต่อไปนี้และต้องเตรียมการให้พร้อม

ก่อนวันเริ่มเปิดโรงแรม รีสอร์ท ต้องเตรียมอะไรบ้าง

โรงแรม

1. จ้างพนักงาน

พนักงานคือส่วนสำคัญที่จะทำให้ธุรกิจประสบความสำเร็จ พนักงานในที่นี้ หมายถึง พนักงานหน้าฟร้อนท์ หรือพนักงานต้อนรับ แม่บ้านทำความสะอาด แม่ครัว พ่อครัว ช่างไฟฟ้า ช่างซ้อม พนักงานรักษาความปลอดภัย ฯลฯ ก่อนเซ็นสัญญาจ้างงาน คุณควรตรวจสอบประวัติคนที่คุณจะจ้างให้ละเอียด ควรมีการพูดคุยสัมภาษณ์งาน มีช่วงระยะเวลาสอนงานและทดลองงาน โดยอาจตั้งกำหนดระยะเวลา 3 เดือน หรือควรจ้างจากแหล่งที่น่าเชื่อถือ อย่าลืมถ่ายเอกสารบัตรประชาชนเก็บไว้เพื่อยื่นภาษีหัก ณ ที่จ่าย และเพื่อเก็บบันทึกไว้ ควรสอบถามและจดบันทึกที่อยู่ของพนักงานที่คุณจ้าง รวมถึงควรให้พนักงานแจ้งบุคคลอ้างอิงสำหรับในกรณีที่ต้องติดต่อฉุกเฉินด้วย

วิธีที่จะได้มาซึ่งพนักงาน ก็มีหลากหลายทาง เช่น
1.1 ติดป้ายรับสมัคร วิธีนี้ต้นทุนต่ำ แต่ต้องติดป้ายให้คนทั่วไปมองเห็นได้ชัดเจน และบอกรายละเอียดให้ครบ เช่น รับสมัครแม่บ้านทำความสะอาดโรงแรม รายได้ขั้นต่ำ 9,000 บาท ติดต่อได้ที่เบอร์ 097xxxxxxx เป็นต้น แต่วิธีนี้คุณต้องกรองคนให้ดี เพราะไม่มีอะไรรับประกันได้ว่าคนที่เข้ามาติดต่อจะมีคุณภาพหรือไม่

1.2 ประกาศหาทางโซเซียลมีเดียหรือสื่อออนไลน์ ปัจจุบันมีช่องทางออนไลน์มากมายที่จะช่วยให้สามารถเข้าถึงผู้คนได้ ถ้าหากคุณมีเว็บไซต์ คุณสามารถลงโฆษณาหาพนักงานได้ผ่าน Google Ads หรือถ้าหากคุณมี Facebook ก็สามารถลงโฆษณาผ่านทาง Facebook ได้เลย วิธีนี้อาจจะมีต้นทุนค่าโฆษณาหน่อย แต่คุณอาจได้คนที่มาติดต่อสมัครงานมากกว่าวิธีแรก

1.3 หาลูกจ้างจากกรมแรงงาน กรมแรงงานจะมีที่ให้คนที่ว่างงานไปลงทะเบียนไว้เพื่อหางาน คุณสามารถเข้าไปที่กรมแรงงานหรือเข้าไปทางทางเว็บไซต์ https://smartjob.doe.go.th/ เพื่อค้นหาคนที่เหมาะกับตำแหน่งที่ต้องการได้ โดยไม่มีค่าใช้จ่าย จะมีทั้งคนว่างงานที่เป็นคนไทยและคนต่างด้าว แต่คุณต้องลงทะเบียนตามขั้นตอนก่อนจึงจะหาลูกจ้างผ่านทางช่องทางนี้ได้

พนักงานโรงแรม
พนักงานโรงแรม

1.4 บริษัทจัดหางาน วิธีนี้ค่อนข้างช่วยให้มั่นใจได้ว่าคุณจะได้ลูกจ้างที่ผ่านการคัดกรองมาระดับหนึ่ง แต่อาจจะมีต้นทุนที่สูงขึ้น เนื่องจากคุณต้องจ่ายเงินให้กับบริษัทจัดหางาน แต่ก็สามารถแลกมากับความสะดวกรวดเร็ว

เมื่อตกลงจ้างพนักงานใหม่แล้ว ควรจัดการเรื่องสัญญาจ้างงาน เอกสารต่างๆ ให้เรียบร้อยอย่างที่กล่าวไว้ข้างต้น และกำหนดช่วงระยะเวลาสอนงานและทดลองงาน โดยอาจใช้ระยะเวลาประมาณ 3-4 เดือน เพื่อเปิดโอกาสให้ลูกจ้างได้เรียนรู้งาน

การสอนงานก่อนเริ่มทำงานจริงและการตรวจสอบงานของพนักงานเป็นระยะๆ เป็นสิ่งที่สำคัญ เพื่อรักษามาตรฐานบริการของโรงแรม รีสอร์ท ของคุณให้อยู่ในระดับที่ดีเยี่ยมเสมอ ทั้งนี้นายจ้างควรกระตุ้นพนักงานให้ใส่ใจในการทำงาน และสร้างแรงบันดาลใจ (motivate) เพื่อให้พนักงานตั้งใจทำงานและให้บริการแขกที่มาพักเป็นอย่างดีอยู่เสมอๆ และปลูกฝังให้รักและดูแลโรงแรม รีสอร์ท ให้เหมือนเป็นบ้านอีกหลังของเขา

2. ติดตั้งระบบโรงแรม

การติดตั้งระบบในโรงแรมหรือรีสอร์ทของคุณ ช่วยให้การบริหารจัดการเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น คุณสามารถติดตั้งระบบโรงแรม H-Box เพื่อให้พนักงานต้อนรับลงบันทึกการ check-in และ check-out ของแขกที่มาพัก เจ้าของโรงแรมจะสามารถดูรายได้ต่อวัน รวมถึงใช้ระบบในการบริหารจัดการและตรวจสอบการใช้งานห้องพักในโรงแรมได้จากทุกที่ทุกเวลาผ่านทางมือถืออย่างสะดวกสบาย

ประโยชน์ของระบบโรงแรม H-Box

2.1 ติดตั้งง่าย เพราะเป็นระบบ IoT (Internet of Things) ทำงานผ่านอินเตอร์เน็ตไร้สาย ทำให้กล่อง H-Box ไม่ต้องมีการลากสายระโยงระยางให้วุ่นวาย การติดตั้งทำได้ง่ายๆ เพียงเชื่อมต่อกับคีย์แท็กตามวงจรด้านล่างนี้ ก็สามารถใช้งานได้ทันที

H-Box

2.2 ดูข้อมูลเรียลไทม์ คุณจะสามารถดูข้อมูลการใช้งานห้องพักของคุณได้ผ่านทางมือถือ โดยระบบสามารถบอกได้ว่า ณ ขณะนี้มีแขกเข้าพักอยู่กี่ห้อง หรือดูรายได้ของวันนี้ได้เลย

ดูรายงานย้อนหลัง นอกจากจะดูแบบเรียลไทม์แล้ว ยังมีรายงานหลายแบบให้คุณเข้าไปดูย้อนหลังได้ด้วย เช่น รายงานแบบกราฟที่แสดงข้อมูลการใช้งานห้องพักของวันนั้นๆ และรายงานแบบภาพสี ช่วยให้คุณเห็นภาพรวมแบบเข้าใจง่ายๆ

2.4 มีระบบแจ้งเตือนทางไลน์ สำหรับใครที่ต้องการระบบแจ้งเตือนทางไลน์ HBox ให้ใช้ระบบแจ้งเตือนทางไลน์ได้ฟรีไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่ม โดยระบบจะแจ้งเตือนในกรณีต่างๆ เช่น มีลูกค้าเข้าพัก ลูกค้าอยู่เกินเวลาเช็คเอาท์ พนักงานแอบเปิดห้องพักให้แขก หรือแม่บ้านเข้าไปทำความสะอาดห้อง

ระบบโรงแรมของ HBox ช่วยป้องกันการทุจริตได้จริง และทำให้คุณทราบรายได้ และสามารถเอาข้อมูลไปบริหารจัดการต่อได้อย่างมีประสิทธิภาพต่อไป

โปรแกรม โรงแรม ขนาดเล็ก
เปิดโรงแรม

ควรใส่ใจในรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ เช่น

– การจัดหา สบู่ และแชมพูที่มีตราโรงแรม อาจจะเป็นแบบใช้แล้วทิ้ง หรือขวดเล็กๆ เพื่อให้ลูกค้าสามารถนำติดตัวกลับบ้านได้ด้วย
– ผ้าเช็ดตัว เป็นสิ่งสำคัญที่ขาดไม่ได้ ควรหาผ้าเช็ดตัวที่ดูสะอาดน่าใช้ เป็นผ้าขนหนูที่นุ่มน่าสัมผัสเพื่อเพิ่มความประทับใจให้ลูกค้า และควรมีอย่างน้อย 2 ผืนต่อ 1 ห้อง
– กระดาษชำระหรือทิชชู่ ถึงแม้คุณจะมีสายฉีดแล้วก็ตาม แต่ก็อย่าลืมทิชชู่ในห้องน้ำอย่างเด็ดขาด ถ้าจะให้ดีควรมีทิชชู่ในห้องพักด้วย
– ถังขยะ ควรมีในห้องน้ำและในห้องพักอย่างละอัน
– น้ำดื่ม โดยปกติแล้วควรจัดหาน้ำดื่มเอาไว้ในห้องพัก คุณอาจจะบวกค่าน้ำดื่มลงไปในราคาห้องพักเลยก็ได้
– ที่แขวนผ้า อย่างน้อยควรมีที่ให้แขวนผ้าเช็ดตัวที่ใช้แล้ว หรือแขวนเสื้อผ้า กางเกง ไว้บริการให้แขก
– ข้อมูล WIFI ปริ้นชื่อ WIFI พร้อมรหัส WIFI แล้วแปะเอาไว้ในที่ที่สามารถมองเห็นได้ง่าย และควรมี WIFI ที่แรงเพื่อให้ลูกค้าใช้งานได้อย่างสะดวก
– การ์ดขอบคุณ มีการ์ดขอบคุณเก๋ๆ ให้กับลูกค้าเพื่อสร้างความประทับใจ และทำให้ลูกค้าจำเราได้

4. ทำการตลาด

สำหรับการเปิดรีสอร์ทหรือโรงแรมเปิดใหม่ แน่นอนว่าโรงแรมหรือรีสอร์ทของคุณอาจยังไม่ค่อยเป็นที่รู้จัก คุณจึงควรมีเว็บไซต์โรงแรม หรืออย่างน้อยควรมีเพจเฟสบุ๊คโรงแรมพร้อมรูปภาพสวยๆ ทั้งภายนอกและภายในห้องพัก เพื่อใช้สำหรับการโฆษณา และเพื่อให้ลูกค้าสามารถดูประกอบการตัดสินใจได้ หากคุณมีเว็บไซต์ คุณจะสามารถลงโฆษณาบน Google (Google Ads) ได้ หรือถ้าหากคุณมีเฟสบุ๊ค ก็สามารถลงโฆษณาบนเฟสบุ๊คได้เช่นกัน นอกจากนั้นสำหรับโรงแรมเปิดใหม่อาจลองไปสมัคร Agoda หรือ Booking.com เพื่อให้ลูกค้าที่กำหลังตามหาโรงแรมในจังหวัดต่างๆ สามารถเห็นโรงแรมของคุณ หรืออาจใช้วิธีให้มีคนรีวิวหรือแนะนำโรงแรมของคุณบนเว็บไซต์ต่างๆ เพื่อให้คนทั่วไปได้รู้จักมากขึ้น

ระบบรีสอร์ท
ระบบโรงแรม

การจัดโปรโมชั่นพิเศษ หรือมีส่วนลดให้ลูกค้า ก็ช่วยดึงดูดชักจูงให้ลูกค้าสนใจเข้ามาลองใช้บริการรีสอร์ทคุณอีกด้วย โดยคุณอาจจะเลือกจัดโปรโมชั่นในลักษณะต่อไปนี้

– ให้ส่วนลดพิเศษสำหรับลูกค้าที่มาครั้งแรก
– ตั้งส่วนลดพิเศษสำหรับเดือนนี้เท่านั้น
– ตั้งโปรโมชั่นเพื่อชักจูงให้ลูกค้ามาพักบ่อยๆ เช่น พักครบ 3 คืนแถมฟรีเครื่องดื่ม 1 ขวด
– อาจจะให้ของแถม เช่น แถมอาหารเช้าฟรี
– ให้ลูกค้ากด like กด share เฟสบุ๊คเพจของคุณ เพื่อให้เขาได้รับสิทธิพิเศษ เช่น เครื่องดื่ม หรืออาหารฟรี

5. ลงทะเบียน Google My Business

เป็นสิ่งสำคัญสำหรับยุค 4.0 ถ้าหากคุณทำให้รีสอร์ทคุณสามารถหาเจอบนโลกออนไลน์ได้ คุณจะได้เปรียบคู่แข่งอย่างมาก ลองสมัคร Google My Business ( https://www.google.com/intl/th_th/business/ )

การมีบัญชี Google My Business ช่วยให้คุณมีได้มากกว่าแค่โปรไฟล์ธุรกิจ โดยคุณจะสามารถเข้าถึงและสร้างปฏิสัมพันธ์กับลูกค้าบน Google Search และ Google Maps ได้ง่ายๆ อีกด้วย

เมื่อสมัครแล้ว ให้ลงทะเบียนรีสอร์ทคุณลงไป โดยใส่ที่อยู่รีสอร์ท จากนั้นประมาณ 1 สัปดาห์ Google จะส่งจดหมายมาตามที่อยู่นั้น พร้อมกับมี code อยู่ด้านในจดหมาย ให้คุณนำ code นั้นเอามากรอกลงไปใน Google My Business เพื่อเป็นการยืนยันที่อยู่โรงแรม ก็เป็นอันเสร็จสิ้น

แล้วลูกค้าของคุณก็จะสามารถค้นหาโรงแรมคุณเจออย่างง่ายดายบน Google

โรงแรม
เปิดโรงแรม

6. ตรวจสอบความเรียบร้อยทุกอย่างก่อนเปิดโรงแรม

เมื่อเช็คความเรียบร้อยทุกอย่างเสร็จแล้ว ไม่ว่าจะเป็นความสะอาดเรียบร้อยของห้องพักแต่ละห้อง ผ้าปูที่นอน หมอน ไฟฟ้า น้ำประปา เครื่องดืม ระบบเช็คอิน เช็คเอ้าท์ ความพร้อมของพนักงาน อุปกรณ์ทำความสะอาดห้องพัก และอื่นๆ คุณก็พร้อมที่จะเปิดรีสอร์ทต้อนรับแขกได้เลย