วิธีการป้องกันการทุจริต จากพนักงานและแม่บ้าน
สำหรับโรงแรมและรีสอร์ท
ธุรกิจโรงแรม และรีสอร์ทนั้น เป็นธุรกิจที่มีเงินหมุนเวียนในแต่ละวันเป็นจำนวนมาก เมื่อมีเรื่องเงินเข้ามาเกี่ยวข้อง ย่อมมีเรื่องการทุจริตวนเวียนอยู่รอบๆ เช่นกัน เราจึงต้องคำนึงถึง วิธีการป้องกันการทุจริต สำหรับโรงแรมและรีสอร์ท ไปพร้อมๆ กับการทำธุรกิจประเภทนี้อยู่เสมอ
ก่อนที่เราจะป้องกันการทุจริตจากพนักงาน หรือแม่บ้าน ได้นั้น เราก็ต้องรู้ก่อนว่า พวกเขานั้นอาจมีวิธีการทุจริตหรือโกงเงินจากโรงแรมของเราไปได้อย่างไรบ้าง อย่างคำพังเพยที่ว่า รู้เขารู้เรา รบร้อยครั้ง ชนะร้อยครั้ง นั่นเอง
วิธีการป้องกันการทุจริต จากพนักงาน และแม่บ้านในโรงแรม
1. วิธีการป้องกันการทุจริต เมื่อแม่บ้านแอบเปิดเครื่องปรับอากาศนอนเล่นในห้องพัก
ตำแหน่งแม่บ้าน เป็นตำแหน่งที่สามารถเข้าออกห้องพักได้อย่างอิสระ แม่บ้านจะมีกุญแจห้องพักทุกห้อง และสามารถเข้าออกห้องพักได้ง่าย เพื่อไปทำความสะอาดหลังแขกมาเข้าพัก ถือเป็นเรื่องปกติสำหรับแม่บ้านที่ทำความสะอาด ดังนั้นจึงไม่แปลกถ้าหากจะมีแม่บ้านบางคน หรือแม่บ้านบางกลุ่ม แอบเปิดห้องพัก เพื่อเข้าไปเปิดแอร์นอนเล่นในยามที่เจ้าของโรงแรมไม่อยู่ ยิ่งถ้าเป็นโรงแรมที่ไม่มีระบบป้องกันอะไรเลย ยิ่งเป็นเรื่องที่ง่ายมากสำหรับแม่บ้านที่จะทำเช่นนั้น
การป้องกันไม่ให้เกิดเรื่องแบบนี้ สามารถทำได้โดยการติดตั้ง ระบบโรงแรม แบบที่เมื่อไหร่ก็ตามที่มีการเปิดใช้ไฟฟ้าในห้องพักแต่ละห้อง ระบบนั้นจะแจ้งเตือนให้เจ้าของโรงแรมหรือผู้จัดการโรงแรมทราบ หรือมีรายงานให้คุณสามารถดูย้อนหลังได้ ว่ามีใครกำลังใช้ห้องพักของคุณอยู่ และใช้ไฟฟ้าไปนานแค่ไหน และถ้าหากอยากให้การป้องกันนั้นได้ผลมากยิ่งขึ้น ระบบนั้นก็ควรแยกได้ว่าใครเป็นผู้ใช้ห้องพักนั้นๆ เช่น เป็นแขกที่มาเข้าพักในโรงแรม หรือเป็นแม่บ้านที่เข้าไปทำความสะอาดห้อง และใช้เวลาทำความสะอาดนานแค่ไหน
เพียงแค่คุณมีระบบ หรือโปรแกรมที่เอาไว้คอยตรวจสอบการใช้ห้องพัก แค่นี้บรรดาแม่บ้านที่คุณจ้างมาทำความสะอาดก็จะไม่กล้าทุจริตแล้ว
2. พนักงานเปิดห้องพักให้แขก แต่เอาเงินเข้ากระเป๋าตัวเอง
วิธีการที่พนักงานประเภทนี้ทำก็คือ เมื่อมีแขกเข้ามาพัก พนักงานก็รับเงินจากแขกมา จากนั้นก็เปิดห้องพักให้ตามปกติ แต่เงินนั้นกลับเอาเข้ากระเป๋าตัวเองไป
สำหรับโรงแรมที่เจ้าของไม่ได้เฝ้าเอง หรือโรงแรมที่ไม่มีระบบอะไรตรวจสอบการใช้งานห้องพัก ถึงแม้จะมีระบบเช็คอิน เช็คเอาท์ แต่ถ้าหากพนักงานไม่บันทึกข้อมูลลงไปในระบบ เจ้าของโรงแรมก็จะไม่สามารถรู้ได้ว่ามีการทุจริตเกิดขึ้น จึงทำให้มีการทุจริตในลักษณะนี้เกิดขึ้นมากมาย และมูลค่าความเสียหายนั้น มีมากกว่าการที่แม่บ้านแอบเปิดแอร์นอนเล่นเสียอีก
โปรแกรมโรงแรมและรีสอร์ท ควรมีระบบการเช็คอิน เช็คเอาท์ ที่สามารถแจ้งให้เจ้าของโรงแรมสามารถรู้ได้ว่า มีการทุจริตเกิดขึ้น ในลักษณะที่แขกเข้าใช้งานห้องพัก แต่ไม่มีการลงบันทึกการเช็คอิน
3. พนักงานบันทึกข้อมูลการเข้าพักของแขกครึ่งเดียว และเก็บเงินอีกครึ่งหนึ่งไว้เอง
ในบางครั้งพนักงานที่ไม่ซื่อสัตย์นั้น อาจจะใช้วิธีที่ฉลาดกว่า และทำให้เจ้าของโรงแรมจับการทุจริตได้ยากกว่าเดิม เช่น อาจมีแขกมาเข้าพัก 2 คืน แต่พนักงานลงบันทึกเอาไว้ว่า แขกคนนั้นมาพักแค่ 1 คืน ทั้งที่ในความเป็นจริงนั้น พนักงานเปิดห้องให้แขก 2 คืน และเก็บเงินแขกสำหรับ 2 คืน แต่เอาให้โรงแรมแค่เพียง 1 คืน ส่วนเงินอีกส่วนก็นำเข้ากระเป๋าตัวเองไป เท่านั้นในระบบก็จะมีข้อมูลว่า มีแขกมาพักจริง ถึงแม้เจ้าของโรงแรม จะใช้วิธีดูกล้องวงจรปิด แต่ถ้าไม่ดูแบบละเอียดมากๆ ก็จะจับการทุจริตลักษณะนี้ได้ยาก
วิธีการป้องกันการทุจริต สำหรับการป้องกันการทุจริตวิธีนี้ จำเป็นต้องมีระบบโรงแรมที่สามารถแจ้งเตือนการใช้งานห้องพักได้ หรือมีรายงานการใช้งานห้องพักย้อนหลังให้ดู ไม่ควรมีแต่เพียงระบบเช็คอิน เช็คเอาท์ สำหรับพนักงานไว้บันทึกระบบเดียว
4. แขกจ่ายเงินเพื่อต่อเวลาห้องพัก แต่พนักงานเอาเงินส่วนนี้เก็บไว้เอง
อีกวิธีที่มักจะพบเจอบ่อยๆ ก็คือ แขกอยู่จนเกินเวลาที่ต้องเช็คเอาท์แล้ว และแขกต้องการที่จะต่อเวลาสำหรับห้องพักที่ใช้อยู่ โดยแขกได้ชำระเงินค่าที่พักให้กับพนักงานไป แต่พนักงานตัวดีกลับเอาเงินนั้นไปเสียเอง เพียงเท่านี้ก็ไม่มีใครรู้ได้เลยถึงสิ่งที่เกิดขึ้น เจ้าของโรงแรมก็ต้องเสียรายได้ค่าที่พัก พร้อมทั้งต้องเสียเงินค่าไฟฟ้าที่เกิดจากการใช้ห้องพักเพิ่มขึ้นอีกด้วย
การป้องกันเรื่องนี้ จำเป็นต้องมีระบบที่แจ้งเตือนเมื่อแขกอยู่เกินเวลา เช่น ระบบโรงแรมของ H-Box จะมีการแจ้งเตือนผ่านทางไลน์กลุ่มผู้ดูแลโรงแรม เมื่อมีแขกอยู่เกินเวลา ไลน์แจ้งเตือนจะหยุดลงเมื่อแขกเช็คเอาท์ออกจากห้องพักไป หรือเมื่อพนักงานลงบันทึกว่าแขกต้องการต่อเวลาการใช้งาน ซึ่งจะช่วยป้องกันการทุจริตได้อย่างแน่นอน
5. พนักงานเก็บค่าที่พักกับแขกสูงกว่าปกติ
วิธีนี้ทำได้ง่าย สมมุติว่าห้องพักราคาคืนละ 600 บาท แต่พนักงานบอกแขกว่าคืนละ 700 บาท เมื่อแขกชำระเงิน พนักงานก็นำ 600 บาทให้โรงแรม และเก็บ 100 บาทไว้กับตัว เพียงเท่านี้โรงแรมก็ได้เงินตามปกติ แต่พนักงานก็ได้เงินด้วยเช่นกัน
ผลเสียของการโกงแบบนี้ จะทำให้ลูกค้าคิดว่าราคาห้องพักแพงกว่าความเป็นจริง หรืออาจคิดว่าโรงแรมขึ้นราคาห้องพัก ทำให้โรงแรมอาจสูญเสียลูกค้าในอนาคตไปได้ ซึ่งสร้างผลเสียค่อนข้างมากสำหรับโรงแรม
วิธีการป้องกันการทุจริต ประเภทนี้ทำได้หลายวิธีด้วยกัน วิธีแรกเจ้าของโรงแรมต้องทำให้ราคาห้องพักนั้นสามารถมองเห็นได้ชัดเจน โดยอาจจะทำป้ายราคาติดเอาไว้ ในที่ที่ลูกค้าสามารถมองเห็นได้โดยง่าย หรือถ้าหากมีเว็บไซต์โรงแรมก็ให้ใส่ราคาห้องพักลงไปในเว็บไซต์ให้ชัดเจน
หรือใช้วิธีออกใบเสร็จให้แก่ลูกค้าทุกครั้งก็ได้ โดย H-Box มีระบบออกใบเสร็จให้ลูกค้าที่มาเข้าพัก การทำเช่นนี้จะช่วยป้องกันการทุจริตได้เป็นอย่างดี เพราะข้อมูลทุกอย่างต้องลงในระบบ ทำให้พนักงานไม่สามารถโกงราคาค่าห้องพักได้
6. มีโปรโมชั่นค่าที่พัก แต่พนักงานไม่ยอมบอกแขก
ส่วนมากแล้วลูกค้ามักไม่ทราบว่าโรงแรมมีโปรโมชั่นอะไรบ้าง ถ้าหากพนักงานไม่แจ้งให้ลูกค้าทราบ การโกงโปรโมชั่นพวกนี้จึงสามารถทำได้ง่าย และทำให้เงินเข้ากระเป๋าเหล่าพนักงานที่ไม่ซื่อสัตย์แทน วิธีการโกงลักษณะนี้ เช่น ถ้าหากมีโปรโมชั่นลดค่าที่พัก 10% ถ้าหากพนักงานไม่แจ้งแขก แขกก็จ่ายเงินราคาเต็ม ส่วนพนักงานก็เก็บส่วนลดนั้นไปเอง
วิธีการแก้ไขเรื่องนี้ เจ้าของโรงแรมนั้นอาจจะใช้วิธีง่ายๆ ก็ได้ เช่น ทุกครั้งที่มีโปรโมชั่นหรือส่วนลด ให้ทำป้ายติดไว้ให้ลูกค้าเห็นอย่างชัดเจน อาจจะเป็นตรงประตูกระจกโรงแรม หรือในลิฟท์ ถ้าหากมีเว็บไซต์หรือโซเชียลมีเดีย ก็ให้ใส่ข้อมูลโปรโมชั่นนั้นลงไปด้วย แล้วปักหมุดเอาไว้ให้โปรโมชั่นนั้นอยู่ด้านบนสุด ก็จะช่วยป้องกันเรื่องนี้ได้
7. แขกออกก่อนเวลาเช็คเอาท์ แต่พนักงานไม่ยอมเคลียร์ห้อง
วิธีการก็คือ สมมุติว่ามีแขกเข้ามาพัก 1 คืน ชำระเงินไปแล้ว แต่แล้วแขกติดธุระด่วนทำให้ต้องเช็คเอาท์ก่อนเวลาจริง และถ้าหากในช่วงเวลานั้นมีแขกคนใหม่เข้ามาพัก พนักงานก็จะให้แขกคนใหม่นั้นใช้ห้องเดิม ส่วนพนักงานก็จะแอบเก็บเงินค่าที่พักจากแขกคนใหม่ไป โดยไม่นำเงินนั้นส่งมอบให้กับโรงแรม
ปัญหานี้ถูกพบบ้างเป็นบางครั้ง แต่ก็ไม่บ่อยนัก เนื่องจากโอกาสที่จะสามารถทุจริตในลักษณะนี้ได้นั้นมีน้อย เพราะจะต้องมีแขกที่เช็คเอาท์ก่อนเวลา และต้องมีแขกมาเข้าพัก ณ ช่วงเวลานั้นพอดี อีกทั้งต้องมีการร่วมมือกับแม่บ้านอีกด้วย เพราะถ้าหากแขกคนแรกออกไป ย่อมต้องให้แม่บ้านเข้าไปทำความสะอาดห้องพักก่อน ไม่เช่นนั้นคงจะถูกแขกคนที่สองร้องเรียนว่าห้องไม่เรียบร้อย
ความเสียหายจากการทุจริตลักษณะนี้จะน้อยกว่าความเสียหายจากกรณีอื่นๆ เพราะอย่างไรโรงแรมก็ได้ค่าที่พักจากแขกคนแรก และการใช้งานห้องพักก็ไม่ได้เกินเวลาจากที่กำหนดเอาไว้แต่แรก
ระบบ H-Box มีรายงานสำหรับดูการใช้งานห้องพักแบบที่สามารถรู้ได้ว่า มีแขกเข้ามาใช้งานห้องพักช่วงกี่โมงถึงกี่โมง และแขกมีการถอดคีย์การ์ดเพื่อออกไปข้างนอก เป็นเวลานานแค่ไหน ซึ่งจะช่วยให้เจ้าของโรงแรมหรือผู้จัดการโรงแรม สามารถรู้พฤติกรรมการใช้งานห้องพักของแขกได้อย่างละเอียด การป้องกันกรณีนี้สามารถใช้โปรแกรมมอนิเตอร์ห้องพักของ H-Box ควบคู่กับการดูกล้องวงจรปิดไปด้วยได้อย่างดี
8. พนักงานแอบเอาเงินไปหมุนก่อน
เมื่อพนักงานรับเงินจากแขกที่มาเข้าพัก แล้วเก็บรวบรวมเอาไว้ เพื่อรอโอนให้เจ้าของโรงแรมในภายหลัง บางครั้งพนักงานก็อาจจะแอบนำเงินนั้นไปหมุนก่อน แล้วค่อยโอนให้เจ้าของก็เป็นได้ ซึ่งเป็นสิ่งที่ไม่ควรปล่อยให้เกิดขึ้นในการบริหารโรงแรม
คุณอาจใช้วิธีกำหนดให้พนักงานทำการโอนเงินเข้าบัญชีของคุณในทุกๆ วัน หรือทุกๆ สัปดาห์ ก็ได้ โดยหากคุณใช้ระบบโรงแรมของ H-Box เราจะมีรายงานใหัคุณเลือกช่วงวันที่ ได้ว่า จากวันนี้ถึงวันนี้คุณมีรายได้เท่าไหร่ ซึ่งช่วยให้คุณสามารถรู้ยอดรายได้ที่พนักงานต้องโอนเข้ามาในแต่ละวันได้อย่างสะดวกรวดเร็ว
วิธีนี้จะช่วยแก้ปัญหาพนักงานแอบนำเงินไปหมุนได้เป็นอย่างดี
ระบบโรงแรม H-Box นั้น คือ อุปกรณ์ และซอฟท์แวร์ ที่ทำขึ้นมาเพื่อป้องกันการทุจริตในโรงแรม และรีสอร์ท โดยเฉพาะ ระบบของเราสามารถตรวจจับการใช้งานห้องพักได้แบบทันที เมื่อมีการเปิดใช้ไฟฟ้าในห้องพัก อีกทั้งยังสามารถแยกได้ว่า ผู้ที่ใช้งานนั้นเป็นลูกค้า หรือว่าเป็นแม่บ้าน
นอกจากนี้เจ้าของโรงแรมหรือผู้จัดการ ยังสามารถดูออนไลน์ผ่านมือถือได้จากทุกที่ทุกเวลา เรามีรายงานในส่วนของรายได้ และรายงานการใช้ห้องพักให้ดูย้อนหลังเพื่อเพิ่มความสะดวกสะบายในการตรวจสอบ
อีกทั้งยังมีระบบแจ้งเตือนผ่านทางไลน์ สำหรับผู้ที่ต้องการทราบทุกความเคลื่อนไหวของโรงแรมของคุณแบบทันที
สนใจผลิตภัณฑ์ H-Box สามารถติดต่อทีมงานเพื่อสอบถามทาง LINE: @unsleepbox
