ระบบโรงแรม โปรแกรมโรงแรม หรือ ระบบควบคุมโรงแรม สำหรับป้องกันการทุจริตที่ดีควรมีอะไรบ้าง
การบริหารโรงแรมให้ประสบความสำเร็จ นอกจากมีโรงแรม หรือรีสอร์ทที่ดึงดูดแขก ให้มาเข้าพักเป็นจำนวนมากแล้ว การเลือกใช้ ระบบโรงแรม โปรแกรมโรงแรม และ ระบบควบคุมโรงแรม เพื่อควบคุมดูแลโรงแรม หรือรีสอร์ทของคุณ ไม่ให้รายได้รั่วไหลจากการทุจริตของพนักงาน ก็เป็นสิ่งจำเป็นเช่นกัน
ปัจจุบันมี ปรแกรมที่พัฒนามาสำหรับวัตถุประสงค์นี้โดยเฉพาะ เพิ่มความสะดวกสบายให้กับเจ้าของ หรือผู้จัดการโรงแรมในการบริหารจัดการโรงแรม และรีสอร์ท พร้อมกับความสบายใจ ว่ารู้ทุกการเปิดใช้งานห้องพักในโรงแรมของคุณ
การเลือก ระบบควบคุมโรงแรม ให้กับธุรกิจของท่าน ควรคำนึงถึงฟังก์ชันการใช้งานพื้นฐานของ โปรแกรม ประโยชน์ของการใช้งาน และความคุ้มค่าที่สมเหตุสมผลกับการลงทุนอีกด้วย
ระบบโรงแรม ประกอบไปด้วยอะไรบ้าง
คำว่าระบบนั้นในที่นี่จะหมายถึงสองส่วน คือ ส่วนของฮาร์ดแวร์ และส่วนของซอฟแวร์ ต้องมีสองอย่างนี้ จึงจะช่วยให้การบริหารจัดการเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ครบถ้วนครอบคลุม
ส่วนฮาร์ดแวร์ คืออุปกรณ์ที่ติดตั้งอยู่ที่ห้องพักนั้นๆ เพื่อคอยทำหน้าที่ตรวจสอบการใช้งานห้องแต่ละห้อง และทำหน้าที่ส่งข้อมูลไปยังส่วนกลาง เพื่อนำข้อมูลนั้นไปประมวลผล เพื่อทำอย่างอื่นต่อ
ส่วนของซอฟแวร์ คือส่วนที่ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึง อาจจะเข้าถึงผ่านคอมพิวเตอร์ หรือสมาร์ทโฟนก็ได้ ซึ่งมีทั้งแบบที่เป็น ออฟไลน์และออนไลน์
ฟังก์ชันของ ระบบโรงแรม โปรแกรมโรงแรม ที่มุ่งเน้นการป้องกันการทุจริตที่ดี ควรมีคุณสมบัติดังนี้
1. ดูออนไลน์ได้จากทุกที่ ทุกเวลา
แต่ก่อนโปรแกรมส่วนมากจะเป็นระบบออฟไลน์ ซึ่งมีข้อเสียคือ เจ้าของโรงแรมไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลการใช้งานห้องพักในโรงแรมของตนได้โดยง่าย กล่าวคือ
หากเจ้าของหรือผู้จัดการโรงแรมต้องการดูรายงาน หรือข้อมูลว่าในแต่ละวันมีแขกมาพักจำนวนกี่ห้อง ก็ต้องให้พนักงานส่งรายงานการจดบันทึกการเช็คอิน เช็คเอ้าท์ ให้ดู หรือต้องเข้าไปตรวจสอบ ที่หน้าจอคอมพิวเตอร์ภายในโรงแรม ซึ่งอาจสร้างความไม่สะดวกสบาย
แต่ด้วยเหตุที่ยุคนี้อินเตอร์เน็ตเข้ามามีบทบาทสำคัญในการดำรงชีวิต อีกทั้งโทรศัพท์มือถือยังเป็นเครื่องมือสำคัญในการทำงาน ดังนั้นการมีระบบแบบออนไลน์นั้น จะช่วยให้การบริหารจัดการโรงแรม ให้สะดวกรวดเร็วขึ้นอย่างมาก
2. ใช้งานได้บนมือถือ
ปัจจุบันคนทั่วไปใช้โทรศัพท์มือถือนั้น มีมากกว่าคนใช้คอมพิวเตอร์ หรือแทบเล็ต และแทบทุกคนมักจะมีสมาร์ทโฟนติดตัวตลอดเวลาอย่างต่ำ 1 เครื่อง สมาร์ทโฟนได้กลายเป็นมากกว่าแค่เพียงโทรศัพท์มือถือ หรือกล้องถ่ายรูป แต่ยังสามารถเป็นเครื่องมือในการช่วยทำธุรกิจ ในการบริหารจัดการงาน และอื่นๆ อีกมากมาย
ดังนั้นสำหรับเจ้าของหรือผู้จัดการโรงแรมแล้ว โปรแกรมที่ดี ควรพัฒนามาเพื่อสามารถใช้งานบนโทรศัพท์มือถือ หรือแทบเล็ต หรือคอมพิวเตอร์ อีกด้วย เพื่อสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้ง่าย จากทุกที่ ทุกเวลา และจากทุกอุปกรณ์ แม้กระทั่งจากโทรศัพท์มือถือของคุณเอง
นอกจากนั้นการออกแบบโปรแกรมหรือเว็บไซต์ที่ดี จะต้องออกแบบให้รองรับการใช้งานบนโทรศัพท์มือถือด้วย หากคุณเคยเข้าเว็บไซต์ที่ไม่รองรับการแสดงผลบนหน้าจอมือถือ คุณจะพบว่า เว็บไซต์นั้นอ่านยาก ตัวหนังสือเล็กมาก ต้องคอยขยายและเลื่อนตามเพื่อที่จะอ่านข้อมูลบนหน้าจอได้ ซึ่งทำให้รู้สึกเสียอารมณ์และไม่สบายตา
ทีมพัฒนา โปรแกรมโรงแรม ของ H-Box คำนึงถึงความสะดวกสบายของผู้ใช้งาน จึงออกแบบระบบเป็นเว็บเบส เพื่อสามารถใช้งานได้จากทุกอุปกรณ์ พร้อมทั้งรองรับการแสดงผลบนหน้าจอมือถือ แทบเล็ต และคอมพิวเตอร์ เพื่อประสบการณ์การใช้งานที่ดีที่สุดและสะดวกที่สุด
3. ช่วยในการคุมรายได้ของโรงแรมคุณ
การทำธุรกิจโรงแรมให้ประสบความสำเร็จ จำเป็นต้องมีการคุมรายได้ที่ชัดเจนและแน่นอน การจ้างพนักงานรับแขกและดูแลเก็บค่าที่พักก็อาจมีความเสี่ยง เพราะคุณจะไม่สามารถทราบได้เลยว่าจะมีการแอบเปิดห้องพักและนำค่าที่พักเข้ากระเป๋าของพนักงานเองหรือไม่ ทำให้รายได้รั่วไหล และตรวจสอบยาก ระบบโรงแรมสำหรับการป้องกันการทุจริตจึงเป็นเครื่องมือที่ช่วยคุณได้อย่างมาก
อีกทั้งหากมีฟังก์ชันที่ช่วยให้คุณสามารถทราบรายได้ของโรงแรมคุณในวันนั้นๆ ณ ปัจจุบันได้ตลอดเวลา ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหนก็ตาม ก็จะยิ่งอำนวยความสะดวกให้กับเจ้าของโรงแรม
นอกจากนี้ การมีข้อมูลการเข้าพักของแขกในแต่ละช่วงเดือน และช่วงปี ยังมีประโยชน์อย่างสูงสำหรับการบริหารจัดการต่อไปในภายภาคหน้า เพราะจะทำให้สามารถวางแผนการจัดซื้อ การจ้างคน และการจัดโปรโมชั่นเพื่อดึงดูดให้แขกมาเข้าพักได้
ระบบที่เลือกใช้จึงควรมีฟังก์ชันแสดงการเข้าพักของแขก และแสดงรายได้ในแต่ละวัน และควรมีรายงานให้ดูย้อนหลังที่สามารถดาวน์โหลดเพื่อเก็บข้อมูลไว้วิเคราะห์ได้ ไม่เช่นนั้นจะทำให้ยากในการวางแผนระยะกลางและระยะยาว
โปรแกรมของเรา พัฒนามาเพื่อให้เข้าถึงข้อมูลการเข้าพักของแขก ข้อมูลการใช้งานห้องพัก และข้อมูลรายได้ของโรงแรม (ในกรณีที่ใช้ระบบการลงบันทึกเช็คอิน เช็คเอ้าท์ ของ H-Box) ได้อย่างง่ายและสะดวก พร้อมทั้งมีรายงานแบบย้อนหลัง มีฟังก์ชันให้เลือกว่าต้องการดูข้อมูลย้อนหลังวันไหนถึงวันไหน และยังสามารถดาวน์โหลดข้อมูลเป็นไฟล์ Excel เพื่อเก็บเอาไว้ได้อีกด้วย
4. ระบบความปลอดภัยของ โปรแกรมโรงแรม
เมื่อโปรแกรมเป็นระบบออนไลน์แล้ว การรักษาความปลอดภัยย่อมเป็นสิ่งสำคัญที่ไม่ควรลืมเป็นอย่างยิ่ง ดังนั้นต้องมั่นใจว่าข้อมูลของคุณจะไม่ถูกแฮกเกอร์ขโมยไปเพื่อผลประโยชน์อื่นๆ การป้องรักษาความปลอดภัยสำหรับโปรแกรมที่เป็นเว็บไซต์นั้น มีหลายวิธีด้วยกัน
สำหรับ H-Box นั้นมีการป้องกันตั้งแต่ระดับของเซิร์ฟเวอร์ โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญเฉพาะทาง และในส่วนของเว็บไซต์ก็มีการส่งข้อมูลแบบเข้ารหัสเพื่อความปลอดภัย มั่นใจยิ่งขึ้น มีระบบการตรวจสอบสิทธิ์และตรวจสอบความสมบูรณ์ของข้อมูล มีการเข้ารหัสผ่านแบบที่ใครก็ไม่สามารถขโมยไปได้
5. ระบบควบคุมโรงแรม ควรมีระบบแจ้งเตือนเมื่อแขกอยู่เกินเวลา
ปัญหาแขกอยู่เกินเวลา เป็นปัญหาที่เกิดขึ้นบ่อย และมักจะเกิดขึ้นกับทุกโรงแรมอยู่เสมอ ดังนั้นระบบที่ช่วยควบคุม และป้องกันการอยู่เกินเวลาของแขกจึงเป็นสิ่งจำเป็น และยังช่วยลดค่าไฟ และค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่จะเกิดขึ้นได้อีกด้วย
ดังนั้น ระบบควบคุมโรงแรม ที่ดีควรมีระบบแจ้งเตือนเมื่อมีแขกอยู่เกินเวลา เพื่อการจัดการที่ดี โดยอาจให้พนักงานไปสอบถามแขกได้ว่าต้องการพักต่อหรือไม่
6. ระบบโรงแรม ที่ดี การติดตั้งไม่ควรซับซ้อน
ระบบมักจะมีทั้งส่วนที่เป็นฮาร์ดแวร์ และซอฟท์แวร์ ในส่วนที่เรากล่าวถึงข้างต้นนั้นจะเป็นในส่วนของซอฟท์แวร์เป็นหลัก อย่างไรก็ตาม ในส่วนของฮาร์ดแวร์นั้น ต้องคำนึงถึงเรื่องการติดตั้งอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ด้วย
การติดตั้งที่ง่ายไม่ซับซ้อนย่อมช่วยลดต้นทุน ลดค่าช่างติดตั้งได้อย่างมาก และหากมีอุปกรณ์ชำรุดเสียหายในอนาคต ก็ไม่ยุ่งยากในการเปลี่ยนอุปกรณ์ใหม่ด้วย
เราจึงออกแบบผลิตภัณฑ์ออกมาให้ติดตั้งง่าย ช่างไฟทั่วไปก็สามารถติดตั้งได้ไม่ยุ่งยาก โดยการใช้งาน H-Box นั้นจะต้องใช้งานคู่กับคีย์แท็ก (Energy Switch)
7. บริการหลังการขาย
ในการตัดสินใจซื้อระบบควบคุมโรงแรม ควรต้องคำนึงถึงเรื่องบริการหลังการด้วย ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญลำดับต้นๆ เช่นกัน หากผู้ให้บริการมีบริการหลังการขายที่ดี มีช่องทางสำหรับการติดต่อสอบถามที่ชัดเจน เมื่อมีคำถามหรือปัญหาก็จะสามารถติดต่อขอความช่วยเหลือได้โดยง่ายและสะดวกรวดเร็ว
ควรลองทดสอบพูดคุยกับผู้ให้บริการ และดูว่ามีการตอบคำถามที่ชัดเจนหรือไม่ มีการให้ข้อมูลครบถ้วนไหม และพนักงานใช้คำพูดสุภาพหรือเปล่า
ระบบโรงแรม หรือ โปรแกรมโรงแรม ที่ไม่ดี มีลักษณะอย่างไร
จากทั้งหมดที่กล่าวมา เราได้พูดถึงระบบหรือโปรแกรมโรงแรมที่ดีว่าควรเป็นอย่างไร ทีนี้เราลองมาดูกันว่าระบบหรือโปรแกรมที่ไม่ดีนั้นจะมีลักษณะอย่างไร
ถ้าดูง่ายๆ ก็คือจะเป็นในสิ่งที่ตรงกันข้ามกับที่กล่าวมาแล้วข้างต้นทั้งหมด และนอกจากนั้นคุณจะสามารถสังเกตรู้ได้ว่าโปรแกรมอาจมีข้อบกพร่องหากมีลักษณะดังต่อไปนี้
1. ไม่มี https
ถ้าหากโปรแกรมนั้นใช้งานบนเว็บไซต์ ให้สังเกตที่ URL ถ้าหากมีแค่ http:// นำหน้า นั่นหมายความว่าเว็บไซต์นั้นไม่มีระบบการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลแบบเบื้องต้น ซึ่งจะเสี่ยงกับการถูกแฮ็กข้อมูลได้
2. มีเซิร์ฟเวอร์แค่เครื่องเดียว
การมีเซิร์ฟเวอร์แค่เครื่องเดียว จะเสี่ยงมากหากเซิร์ฟเวอร์เครื่องนั้นเกิดเสียขึ้นมา เพราะข้อมูลทุกอย่างที่คุณมีจะหายไปทันที ดังนั้นระบบหรือโปรแกรมที่ดีควรมีเซิร์ฟเวอร์อย่างน้อย 2 เครื่องในการทำงาน หรืออาจเป็นในลักษณะของคลาวด์ เมื่อเครื่องหนึ่งเสีย อีกเครื่องจะเข้ามาทำงานแทนได้ทันที
3. ทุกอย่างขึ้นอยู่กับฮาร์ดแวร์
เป็นอีกเรื่องที่ต้องระวัง หากการควบคุมทุกอย่างของคุณขึ้นอยู่กับฮาร์ดแวร์ในห้องแล้ว และวันหนึ่งฮาร์ดแวร์นั้นเกิดชำรุดขึ้นมา จะทำให้คุณไม่สามารถเปิดใช้ห้องพักนั้นให้แขกได้ ดังนั้นระบบที่ดีควรอนุญาตให้มีการใช้ไฟฟ้าได้อย่างต่อเนื่อง แม้ว่าฮาร์ดแวร์จะขัดข้องก็ตาม
4. มีฟังก์ชันเยอะเกินความจำเป็น
การเลือกซอฟท์แวร์ ควรเลือกให้เหมาะสมและตรงกับวัตถุประสงค์ที่ต้องการ การเลือกซอฟท์แวร์ที่มีฟังก์ชันการทำงานมากเกินไป บางครั้งก็ไม่ส่งผลดีเสมอไป เพราะบ่อยครั้งฟังก์ชันที่เกินมานั้นไม่ได้ถูกนำมาใช้จริง แต่ก็ได้เสียเงินซื้อมาในราคาที่แพง ทำให้ต้นทุนบานปลายโดยใช่เหตุ
5. เป็นระบบออฟไลน์อย่างเดียว
ระบบที่ไม่มีออนไลน์เลย จะทำให้คุณเสียเวลาและเสียโอกาสในหลายๆ อย่าง เช่น ถ้าหากคุณอยากดูรายงานของรายได้ในสัปดาห์นี้ หากระบบเป็นแบบออฟไลน์ ก็จะไม่สามารถดูได้ทันที ระบบที่ดีจึงควรเป็นแบบออนไลน์เพื่อความสะดวกรวดเร็ว
จากที่กล่าวถึงลักษณะโปรแกรมโรงแรมแบบที่ควรเป็นและไม่ควรเป็นเบื้องต้น น่าจะเป็นข้อมูลที่ดีในการช่วยตัดสินใจเลือกซื้อ ระบบโรงแรม หรือ ระบบควบคุมโรงแรม ให้กับธุรกิจโรงแรมหรือรีสอร์ทของคุณ การเลือกระบบที่เหมาะกับโรงแรมของคุณ เป็นสิ่งสำคัญที่ไม่ควรมองข้าม เพราะจะช่วยให้การบริหารจัดการโรงแรมง่ายขึ้นมาก และจะช่วยให้คุณไม่เสียกำไรจากการทำธุรกิจได้อย่างแน่นอน
